Ciclo PDCA: O que é?

Nesse artigo será explorado o ciclo PDCA, o seu significado, suas etapas detalhadas, os objetivos do ciclo e benefícios que este proporciona.

São diversas as metodologias e estratégias focadas em aprimorar a gestão das empresas: desde a automação de processos, gestão dos recursos humanos até estratégias de marketing focadas em gerar conhecimento sobre a marca nos consumidores e despertar desejos. Uma metodologia muito utilizada para o aprimoramento de processos e solução de problemas é o Ciclo PDCA!

A qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelas empresas é um requisito cada vez mais fundamental para garantir destaque no mercado, para isso, aumentar a eficiência dos processos é uma prioridade.

O que é ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA abrevia as palavras Plan, Do, Check e Act, que no português significa planejar, fazer, checar e agir. Ou seja, o Ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas, oito passos e utilizado para agir diretamente na melhoria contínua de processos e solução de problemas.

Ocorre uma análise minuciosa dos processos da empresa, a identificação de problemas, todas as causas e possíveis soluções. A finalidade é sempre de estar constantemente aperfeiçoando e acelerando as atividades da rotina empresarial.

Entre os principais passos do Ciclo PDCA estão: 

• Criar a equipe e coletar informações;
• Descrever o problema;
• Definir ações de contenção;
• Analisar a causa raiz;
• Definir possíveis ações corretivas;
• Implementar essas ações;
• Implementar ações que evitem a recorrência do problema;
• Acompanhar os processos detalhadamente.

Por que o PDCA é um ciclo?

O PDCA é um método interativo, pois é um processo que fornece resultados e soluções diferentes a cada vez que se repete. Dessa forma, nas vezes seguintes que o PDCA for repetido as informações anteriores são utilizadas, de forma cumulativa, trazendo soluções inovadoras e uma carga de informações detalhada.

Por isso ele é definido como um ciclo, pois não tem fim, cada vez que ele é realizado, mais informações são coletadas e diferentes soluções são encontradas, aperfeiçoando continuamente os processos.

As etapas do ciclo PDCA

Levando em consideração as etapas já especificadas anteriormente: planejamento, realização, checagem e ação, vamos detalhar todos esses passos realizados!

Plan (planejar)

A primeira etapa do PDCA é o planejamento, nele acontece a identificação, observação e análise do problema, seguido do desenvolvimento do plano de ação.

• Levantamento de dados da empresa;
• Elaboração do fluxo de processos;
• Análise dos dados;
• Análise de causa e efeito;
• Estabelecimento dos objetivos.

É essencial também, levar em consideração os valores e diretrizes políticas da empresa no momento de elaborar o plano ou estratégia de ação e, apenas posteriormente, são levados em consideração os objetivos estabelecidos para serem atingidos.

Além disso, é na fase do planejamento que são delegadas todas as funções que serão realizadas e os respectivos departamentos e colaboradores responsáveis por cada uma delas. 

Definir o objetivo final da empresa e as metas a serem atingidas tem extrema importância para o funcionamento dos processos, mas a fim de garantir o andamento correto desses processos, ainda devem ser definidos indicadores de desempenho. Resumindo a etapa de planejamento:

1. Identificação do problema: definir o problema e seus impactos;
2. Observação: estratificar os dados e identificar focos de atuação;
3. Análise: levantamento de possíveis causas e testes de hipóteses;
4. Plano de ação: proposta de ações para resolver as causas apontadas.

Do (fazer)

Agora que os problemas foram identificados e as metas traçadas, chegou o momento de colocar em prática tudo o que já foi planejado. É importante seguir uma linha clara dos itens elaborados na primeira etapa do PDCA, caso contrário mostra-se necessário retornar à primeira etapa do processo e reelaborar o planejamento, visando os desvios que aconteceram. 

Por isso essa etapa do PDCA é considerada um teste, serve também para determinar o que está funcionando e o que precisa ser reajustado. 

Pode-se definir então que a fase da execução é subdividida em três etapas:

• Treinamento dos colaboradores e gestores envolvidos;
• Execução das ações determinadas;
• Levantamento de dados para os próximos PDCAs.

É importante anotar e evidenciar os resultados, positivos ou negativos, que cada tarefa concluída proporcionou. Permitindo a realização de uma análise e aprendizados para o time envolvido no processo.

Check (checar)

Logo no início da implementação do plano de ação o acompanhamento dos processos deve ser iniciado, pois a análise dos resultados de cada ação auxilia a prever se o caminho que está sendo trilhado está alinhado com o objetivo e metas que foram definidos.

O monitoramento é realizado basicamente pelos passos de:

• Comparar o previsto com o realizado;
• Identificar brechas no projeto;
• Definir oportunidades de melhoria;
• Avaliar a metodologia de trabalho adotada.

Mais uma vez, se os resultados coletados na verificação do andamento das ações não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do ciclo PDCA.

Act (agir)

Agora, levando em consideração os resultados analisados na etapa anterior, deve-se ser decidido se será necessário executar novamente o método (um novo giro de PDCA), ou se os processos implementados tiveram desempenhos satisfatórios o suficiente para serem padronizados.

Padronização

Nessa etapa em que é padronizado o que gerou resultados positivos no Plano de Ação, evitando que o problema analisado e solucionado corra risco de reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos, definindo os padrões da empresa.

Como a filosofia do Ciclo PDCA é de “aprimorar sempre”, é importante lembrar que ao encerrar o ciclo, finalizando as ações corretivas, um novo planejamento deve ser iniciado, porque o objetivo é o aprimoramento constante das atividades e processos.

Objetivos do PDCA

O principal objetivo do Ciclo PDCA é garantir a qualidade dos processos, produtos e serviços de uma empresa, porém como se trata de uma melhoria contínua, além da maior consciência do time em relação ao andamento do negócio e os resultados que estão sendo obtidos, muitos outros benefícios são proporcionados.

Benefícios do PDCA

Melhoria contínua

Identificar e solucionar eventuais problemas de maneira eficaz, padronizando os processos do negócio, permite que as equipes trabalhem de maneira estruturada, aumentando sua performance e alcançando os objetivos definidos.

Solução eficaz de problemas

Com as raízes dos problemas identificadas e soluções efetivas implementadas os processos ficam mais eficientes e o desempenho da empresa aumenta.

Aumento da eficiência

Identificar desperdícios nos processos e eliminá-los é outro benefício que o ciclo PDCA proporciona para as empresas.

Melhoria da qualidade

A partir do ciclo PDCA é possível monitorar continuamente a qualidade dos produtos ou serviços e fazer ajustes para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.

Envolvimento da equipe

Com a equipe alinhada e todos os focos em entregar resultados e atingir os objetivos determinados, os colaboradores ficam mais envolvidos no decorrer dos processos e engajam mais a empresa.

Tomada de decisão informada

Com toda a coleta de dados e melhorias decorrentes do ciclo PDCA, as decisões em dados e mensuração, o que pode resultar em decisões mais informadas e efetivas.

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