O que é relatório de vendas? Quais vantagens ele traz para sua empresa em Uberlândia? Leia o artigo completo para aprender tudo isso e ver o passo a passo de como fazer um relatório de vendas completo!
O dia a dia de uma empresa é recheado de inúmeros processos, desde atendimento aos clientes, pré e pós vendas, confecção de produtos, planejamento de marketing e vendas, por isso é importante que o gestor adote ferramentas e técnicas que ofereçam organização e praticidade, a fim de monitorar o andamento do negócio e planejar com mais clareza as próximas ações que devem ser tomadas visando os objetivos definidos para a empresa, como é o caso do relatório de vendas.
O relatório de vendas traz informações valiosas sobre a área comercial do negócio. Estratégias de marketing para conversão de leads e o time de vendas são alguns exemplos de performances que podem ser analisadas a partir dessa ferramenta.
Mas então, como fazer um relatório correto e completo para que sua empresa possa utilizar essa técnica que proporciona mais segurança para a empresa? Em seguida iremos explorar todos os detalhes!
O que é um relatório de vendas?
O relatório de vendas é um documento que, como diz o nome, contém informações da área de vendas, além dos canais de vendas, marketing, atendimento e mostra o desempenho das estratégias adotadas por um período determinado de tempo.
No documento temos uma série de dados importantes, como o ticket médio de vendas, taxa de conversão e performance de vendedores individuais, assim é possível visualizar com mais facilidade quais pontos estão dando resultados positivos e investir em pontos fracos ou que não deram o retorno esperado.
Por ser um documento único e elaborado exclusivamente para cada empresa os dados adicionados neste devem ser personalizados de acordo com o que seja mais relevante para cada negócio, porém algumas métricas muito utilizadas são:
- número de vendas comparado ao número de prospecção;
- número de produtos vendidos comparado ao número de produção;
- desempenho das vendas por canal;
- desempenho das vendas por vendedor;
- desempenho das vendas de cada produto separadamente.
A frequência com que o relatório deve ser feito não é regra, cabe aos gestores determinarem se o acompanhamento funciona melhor mensalmente, por bimestre ou como desejarem, o importante é criar um padrão para que se evidencie as mudanças, positivas ou negativas, entre um relatório e outro.
Lembrando apenas que o acompanhamento da área comercial e do desempenho da empresa não deve depender apenas desse documento. Porém, agora que já sabemos como funciona e todas as vantagens que o uso do relatório de vendas traz, como fazer um relatório confiável?
Como fazer um relatório de vendas?
Um bom relatório de vendas é aquele que aborda as informações relevantes da empresa de modo claro, comparando as expectativas e metas com o desempenho real. Assim, o primeiro passo para criar o relatório de vendas da sua empresa é decidir quais são essas informações.
1. Mapeie as informações que estarão no documento.
É fundamental mapear quais informações serão incluídas no relatório e as fontes de onde essas são retiradas. Garanta também que todos os dados são confiáveis e trarão uma análise relevante e esclarecedora da situação da empresa.
- vendedores;
- canais de venda;
- lojas;
- mix de produtos;
- formas de pagamento de cada venda;
- custos;
- ações de marketing em andamento.
Esses são alguns pontos que podem ser utilizados. Em relação às fontes, e-commerce, sistemas de automação de marketing, CRM e ERPs são ótimas opções para retirar os dados necessários.
2. Filtre os dados coletados.
O objetivo de cada relatório não precisa ser o mesmo, mas é importante que ele esteja definido. É a partir desse objetivo que as informações devem ser filtradas, visando deixar o documento mais claro e sem poluição visual que atrapalhe a análise dos gestores.
Excesso de dados desnecessários pode tirar o foco das decisões que serão tomadas ou fazer com que um ponto negativo passe despercebido e perca o timing da mudança de estratégia.
3. Padronize o formato do relatório.
O relatório também precisa permitir a análise temporal de alguns de seus dados. Assim, é interessante padronizar os principais pontos de acompanhamento para facilitar a comparação de um relatório com outro.
O volume de vendas por canal, por exemplo, é um dado de foco contínuo do negócio e pode indicar sazonalidades comerciais, impactos da entrada de novos concorrentes, erros estratégicos que precisam ser corrigidos e etc.
Uma boa forma de padronizar um relatório de vendas é dividi-lo em blocos. Alguns deles serão rígidos com os dados comerciais mais relevantes, e outros, sazonais, que demandem atenção naquele momento ou que estejam relacionados a alguma mudança no negócio.
4. Utilize métricas e metas de vendas.
Relatórios de vendas são sempre acompanhados de métricas e metas. Elas ajudam a orientar a análise que o documento permite. Sabendo o que era esperado, fica fácil entender se os resultados alcançaram os objetivos, superaram ou se precisam de ajustes para melhorar a performance.
5. Defina prazos.
Agora que você já avaliou os dados e comparou as métricas que apontam se os objetivos foram alcançados ou não, chegou o momento de definir quais mudanças são necessárias.
Determine quais ajustes devem ser feitos nas estratégias de marketing e vendas para que o andamento da empresa seja o mais satisfatório possível, defina então prazos a fim de acompanhar os futuros resultados.
6. Use o relatório para outras funções estratégicas
Líderes de equipes podem, a partir da análise dos dados, identificar quais colaboradores estão com performances abaixo do esperado e realizar treinamentos ou providenciar as ferramentas necessárias para desenvolvê-los.
A área operacional também pode usar os dados do relatório de vendas para identificar o aumento de interesse por determinado produto, para assim, programar a produção, fazer pedidos para fornecedores e realizar novos testes.
7. Oriente seus colaboradores.
Os vendedores também podem contribuir trazendo outras perspectivas para os relatórios, além de incentivar mais comprometimento deles com os resultados e metas.
Visto que o time de vendas tem contato direto com os clientes, algumas informações como as principais objeções durante as vendas, podem ser fornecidas por eles e agregam muito para um relatório mais completo e eficaz.
O relatório de vendas deve ser desenvolvido trazendo informações que o gestor precisa para tomar as decisões que vão definir o rumo das próximas estratégias do negócio. Por isso, construa esse documento focando em todos os aspectos que podem ajudar a entender o cenário econômico atual da empresa, assim, a decisão do gestor será mais eficiente e no momento certo.
Não se esqueça dos feedbacks! A equipe não pode ficar de fora, sempre que um relatório acaba de ser avaliado e as futuras estratégias e ajustes estão definidos é importante que os colaboradores vejam: o que foi realizado, o que era planejado e as novas metas e ações que serão implementadas.
Agora que você entende mais sobre como elaborar um bom relatório de vendas, é hora de usar esse conhecimento e aplicar na sua empresa. Com a ajuda de um bom sistema de gestão e outras ferramentas tecnológicas, esse processo pode se tornar bem mais preciso e prático.
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